Politique de confidentialité HouZen et traceurs

Article 1 Responsable et contact

HouZen, société par actions simplifiée au capital de 2 000 euros, dont le siège social est situé 28 Rue Bapst, 1er Étage, 92600 Asnières-sur-Seine, immatriculée sous le numéro 108 707 068 R.C.S. Nanterre, SIRET 10870706800012, représentée par Soumaya SFAXI, présidente, est responsable des traitements nécessaires à son service. Pour une demande sur les données, écrire à melanie.rose@houzenparis.fr ou au siège. Ce contact est également celui des réclamations. Les professionnels et entreprises peuvent être responsables de leurs traitements propres ; l’information donnée par HouZen ne les remplace pas.

Article 2 Données et finalités

HouZen traite identité et contacts, informations du compte, rôles des membres d’entreprise, adresses et besoins d’intervention, photos facultatives, prix, devis, factures, paiements et leurs références, informations professionnelles et justificatifs des partenaires, évaluations internes, réclamations et journaux de sécurité/audit.

Le mot de passe est conservé sous forme hachée. Les données de carte saisies sur une page du prestataire de paiement ne doivent pas être communiquées à HouZen par téléphone ou message. Les coordonnées de paiement professionnel ne sont utilisées que dans les procédures applicables, avec accès restreint et contrôles appropriés.

La gestion du compte et du service demandé repose sur le contrat ou les mesures précontractuelles. La gestion des membres d’entreprise, la sécurité, la prévention de la fraude, la défense des droits et le suivi interne de qualité reposent sur les intérêts légitimes correspondants, avec prise en compte des droits des personnes. Les pièces comptables et vérifications imposées par un texte reposent sur les obligations légales pertinentes. Les justificatifs professionnels sont utilisés pour l’admission et les missions concernées, sans publication générale.

Les photos doivent être utiles au dossier ; éviter personnes, documents d’identité ou informations bancaires non nécessaires. Elles ne sont pas obligatoires pour une réclamation. L’utilisation des contenus est limitée au traitement du dossier et à ses suites légitimes.

Article 3 Relations commerciales et communications

Les messages de compte, sécurité, invitation, mission et paiement servent au fonctionnement du service. Ils ne nécessitent pas un consentement marketing.

HouZen utilise également des outils de gestion des contacts professionnels et de messagerie pour ses relations commerciales. La prospection vers des professionnels, lorsqu’elle est pertinente pour leur fonction, peut reposer sur l’intérêt légitime avec information et opposition simple. La prospection électronique des particuliers exige un consentement préalable ou une exception légale effectivement applicable. La création d’un compte ne vaut pas consentement marketing.

Chaque communication commerciale permet de refuser les suivantes. Les personnes dont les coordonnées proviennent d’un tiers reçoivent l’information requise sur les données, leur source et leurs droits dans les délais applicables. Une opposition ou un retrait est pris en compte et n’empêche pas les messages opérationnels nécessaires.

Article 4 Destinataires

Les personnes habilitées de HouZen accèdent aux données selon leurs fonctions. Le professionnel et l’entreprise concernés reçoivent les informations nécessaires à la mission, sans accès aux dossiers d’autrui. Les prestataires techniques ou comptables interviennent selon leurs missions. Les données peuvent être communiquées aux conseils, assureurs et autorités lorsque finalité et base juridique le permettent.

Les outils utilisés dans l’architecture et les opérations concernent OVHcloud pour l’hébergement et les sauvegardes, Cloudflare R2 pour les pièces privées, Resend pour les messages transactionnels, Stripe pour le paiement lorsqu’il est proposé, Tiime pour les opérations de facturation/comptabilité concernées, Odoo pour la gestion des contacts et Zimbra pour la messagerie. Leurs accès sont limités aux données nécessaires à leurs rôles. Les copies de sauvegarde et accès de support sont également encadrés.

Article 5 Conservation

Les durées distinguent utilisation courante et archivage restreint. Les demandes sans suite et candidatures non finalisées sont conservées six mois après clôture ou dernier échange utile, sauf élément nécessaire à un différend ou risque documenté. Les comptes sans activité utile pendant deux ans sont revus ; une information est adressée trente jours avant leur suppression lorsqu’aucun dossier ni obligation ne l’empêche. Les pièces nécessaires restent archivées séparément.

Les photos ordinaires sont conservées douze mois après clôture puis supprimées ; les seules photos utiles à un litige, une garantie ou une obligation sont isolées pour la durée justifiée. Les journaux techniques de sécurité sont conservés six mois, hors traces isolées d’un incident ; les preuves d’actes contractuels suivent leur régime propre.

Les données de prospection sont conservées au plus trois ans après collecte ou dernier contact émanant de la personne, sous réserve de l’opposition ou d’une justification spécifique. Une relance HouZen seule ne prolonge pas ce délai. Les informations nécessaires pour respecter une opposition sont conservées de façon restreinte pendant la durée utile.

Les pièces comptables sont conservées dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Les contrats électroniques avec un consommateur d’au moins 120 euros sont conservés selon D213-1 et D213-2, jusqu’à exécution puis dix ans dans les cas prévus. Les autres accords, réclamations et justificatifs nécessaires aux garanties sont archivés selon leurs prescriptions et obligations propres, sans conserver tout le dossier sans distinction.

Les sauvegardes courantes suivent une rotation limitée ; elles ne remplacent pas l’archive légale. Les suppressions sont réappliquées lors d’une restauration. Les données d’essai font l’objet d’un nettoyage à clôture des essais, avec maintien des seules preuves nécessaires. Les contrôles et suppressions peuvent être effectués par une procédure manuelle documentée.

Article 6 Traceurs

Le site utilise des traceurs de session et sécurité nécessaires à l’authentification et au fonctionnement demandé. Les sessions sont limitées selon le choix de connexion : sept jours, trente jours avec mémorisation, huit heures pour l’administration ; le défi de second facteur a une durée courte de cinq minutes. Les traceurs de sécurité sont limités à leur fonction et durée utile. Une demande en cours de saisie, non encore confirmée, est conservée quatorze jours après sa dernière modification puis supprimée ; avant connexion, un traceur strictement nécessaire de même durée permet de la retrouver sur le navigateur utilisé.

Les traceurs strictement nécessaires ne font pas l’objet d’un consentement préalable. Tout traceur non exempté doit être proposé avec information et choix avant dépôt. Les traceurs d’une page de paiement exploitée par un tiers relèvent aussi de son information propre. Les traitements ne sont pas autorisés globalement par l’acceptation des CGU.

Article 7 Droits et demandes

Les personnes disposent, selon les conditions légales, des droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité. Un consentement peut être retiré pour l’avenir. Les demandes sont adressées au contact de l’article 1 ; une vérification proportionnée peut être nécessaire.

HouZen répond en principe sous un mois. Une prolongation dans les conditions du RGPD est expliquée. Le traitement peut être manuel ; il ne suppose pas un export ou une suppression autonome depuis le compte. L’effacement ne supprime pas les pièces dont la conservation est requise. Une réclamation peut être déposée auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/.

Article 8 Sécurité et évolution

HouZen applique des mesures proportionnées aux risques et limite les habilitations. Aucune sécurité absolue n’est promise. Les évolutions substantielles sont portées à la connaissance des personnes ; les nouveaux traitements sont informés avant leur mise en œuvre et les consentements requis restent distincts.